Hafenpost

Die mit den Zahlen jonglieren

Von A wie Aufsichtsrat bis Z wie Zeitmanagement. Der Bereich Controlling hat den finanziellen Überblick über das gesamte Unternehmen. Heute stellen wir euch Alina Schröder und Ilka Kruse vor.

Alina Schröder (links im Bild) ist 42 Jahre alt, hat zwei Kinder und lebt in Metjendorf. Als sie zehn Jahre alt war, kam sie mit ihrer Familie aus Russland nach Ostfriesland. Sie studierte später in Emden BWL, arbeitete dann in Holland und in Oldenburg als Controllerin in Produktionsunternehmen bis sie schließlich 2015 zu NPorts kam.

Ilka Kruse (rechts im Bild) startete gleichzeitig mit Alina bei NPorts. Mit ihr teilte sie sich anfänglich die Controlling-Stelle im Job-Sharing-Modell. Ilka ist 44 Jahre alt, hat auch zwei Kinder und wohnt in Oldenburg. Die gebürtige Braunschweigerin studierte BWL in Kiel und war danach in Rostock und Bremen in maritimen Unternehmen als Controllerin tätig.

Warum Job-Sharing?

Damals suchten wir nur eine Person für eine Vollzeit-Stelle in Oldenburg. Da die beiden aber in 20 Stunden bei uns starteten, teilten sie sich die Aufgaben auf und somit auch den Job. War das besonders herausfordernd? „Die Aufgabenteilung war überraschend einfach: Alina übernahm überwiegend die operativen Aufgabenbereiche und ich die strategischen. Das klappt super – auch heute noch,“ erzählt Ilka.

Das heißt im Speziellen, dass bei Alina Analysen und Auswertungen auf dem Plan stehen. Auch Wirtschaftlichkeitsrechnungen zu Projekten und Maßnahmen gehören zu ihren Aufgaben. Weitere Schwerpunkte sind das Berichtswesen, wie z.B. der Monatsbericht sowie die Planung und Prognose der Budgets mit den dazugehörigen Abstimmungen mit den verantwortlichen Personen der Zentrale. Ilkas Schwerpunkt liegt auf der Koordination und Begleitung der Planungen und Prognosen für gesamt NPorts sowie Vorbereitungen für Aufsichtsratssitzungen und verschiedene weitere Aufgaben im Bereich der Kosten- und Leistungsrechnung sowie der Liquiditätssteuerung. Der Austausch mit den Controlling Kolleg:innen des Jade Weser Port gewinnt dabei auch immer mehr an Bedeutung.

Mittlerweile haben sich die Aufgabenbereiche von beiden weiterentwickelt und ausgeweitet. Alina arbeitet nun 30 Stunden und Ilka 25. Sie haben beide mehr Verantwortung, Ilka ist inzwischen sogar Koordinatorin für Kaufmännische Angelegenheiten und Controlling.

Was bringt die Zukunft?

Wer aber nun denkt, dass es sich hierbei nur um Routine-Arbeiten handelt, irrt. „Wir ziehen nicht einfach unsere Berichte aus dem System und prüfen diese. Das machen wir zwar auch, aber um diese Berichte oder Anwendungen überhaupt erst nutzen zu können, müssen wir sie zunächst entwickeln, aufbauen und dann pflegen. Das ist eine unserer Schwerpunktaufgaben. Weiterhin bekommen wir viele ad-hoc-Anfragen von unseren Kolleg:innen und der Geschäftsführung. Es müssen Zahlen aufbereitet werden, auf deren Grundlage wiederum Unternehmensentscheidungen getroffen werden. Unser Job ist also sehr abwechslungsreich. Auch weil man sich immer wieder in verschiedenste Unternehmensthemen einarbeiten muss,“ erzählt Alina.

Angst vor der Ablösung durch die Maschine haben die beiden also nicht? „Nein,“ meint Alina, „Wir haben zwar schon viele Aufgaben standardisiert und weiten dies weiter aus, was uns viel Zeit erspart und effizient arbeiten lässt, aber es gibt noch sehr viele Aufgaben, die sich nicht standardisieren lassen, wie die Analyse zum Beispiel.“ Ilka ergänzt: „Toll ist, dass wir hier nicht stumpf abarbeiten, sondern auch eigenständig Dinge entwickeln und vorantreiben können. Wir sind in große Projekte wie AVG Stade und Wilhelmshaven involviert, was uns beruflich bereichert und viel Spaß macht. Auch die neuen Anforderungen an die Nachhaltigkeitsberichtserstattung sind gerade ein großes Thema und werden uns in den kommenden Monaten stark begleiten.“

Teamspirit über alle Standorte hinweg

Ein Teil unseres Controlling-Teams sitzt in der Zentrale in Oldenburg. Hier arbeiten vier Personen. An jedem Standort wird das Team außerdem von einer Kollegin oder einem Kollegen vertreten. Der Austausch untereinander ist dabei sehr wichtig. Um die räumlichen Distanzen zu überbrücken, arbeiten sie natürlich digital zusammen und haben Videokonferenzen. Auch persönliche Abstimmungs-Runden finden in regelmäßigen Abständen statt. Doch so ganz reicht das nicht. Die Kollegen aus den Niederlassungen verlegen ihren Arbeitsplatz regelmäßig tageweise nach Oldenburg. Damit wird der Austausch zwischen ihnen verbessert und das Team kann besser zusammenwachsen.

Liebe Alina, liebe Ilka, vielen Dank, dass ihr uns eure Geschichte erzählt habt. Wir wünschen euch auch für die Zukunft, dass euch bei den vielen Zahlen nicht schwindelig wird.